Warum ein Mitarbeiter-Begrüßungsschreibens für Unternehmen essentiell ist

Der erste Arbeitstag in einem neuen Unternehmen ist mit einigen Umstellungen verbunden – neuer Arbeitsplatz, neue Aufgaben und neue Kolleg*Innen. Als neue*r Mitarbeiter*In blickt man diesem Tag meist gespannt und auch etwas nervös entgegen. Umso wichtiger ist es hier für Personaler*Innen neue Kolleg*Innen in dieser Phase des Onboardings herzlich zu empfangen und direkt ins Team zu integrieren.

Um den Mitarbeiter*Innen die Unsicherheiten zu nehmen und schon vorweg ein wenig Orientierung zu geben, ist es bereits in vielen Unternehmen üblich ein paar Tage vor dem Start ein persönliches Begrüßungsschreiben zu senden. So wird den neuen Kolleg*Innen einerseits direkt das Gefühl vermittelt dazuzugehören und anderseits kann nochmal zusammengefasst werden, wann und wo sie am ersten Arbeitstag erwartet werden und was für den ersten Arbeitstag alles geplant ist. Im Folgenden haben wir nochmal die wichtigsten Punkte zusammengefasst, die zeigen warum nicht nur nur der*die Mitarbeiter*In, sondern auch das Unternehmen von einem Begrüßungsschreiben profitiert.

1.Ein zufriedener und motivierter Start
Auch wenn es nur wie eine Kleinigkeit scheint, beeinflusst eine herzliche Begrüßung den weiteren Verlauf des Onboardings. Dadurch wird dem Neuling signalisiert, dass man sich in Ihrem Unternehmen mit Respekt, Interesse und Wertschätzung begegnet. Das steigert die Motivation und Zufriedenheit des*der neuen Mitarbeiter*In von Beginn an.

2.Imageverbesserung Ihres Unternehmens
Der erste Eindruck zählt. Dies ist auch größtenteils auf die Arbeitswelt übertragbar. Wer als Unternehmen bereits bei der Begrüßung einen guten Eindruck gemacht hat und Sympathiepunkte sammelt, sichert sich einen entscheidenden Vorteil: Sie steigern Ihr Ansehen bei dem*der Mitarbeiter*In. Allein dieser Grund sollte schon ausreichend sein, aber dazu kommt auch, dass der*die neue Mitarbeiter*In sich wahrscheinlich auch mit Bekannten oder ehemaligen Kollegen*Innen austauscht und die positive Erfahrung mit Ihnen als Unternehmen teilt. Genauso sollte man Bewertungsportale wie Kununu bei jeder Interaktion mit den Mitarbeiter*innen im Hinterkopf behalten.

3.Beschleunigung der sozialen Integration
Die Teamatomsphäre hat für die meisten Arbeitnehmer*Innen noch einen höheren Stellenwert als das Gehalt oder irgendwelche Benefits. Man verbringt mit seinen Kolleg*Innen ein Drittel seines Tages – umso wichtiger ist es, sich wohl zu fühlen und das von Beginn an. Wer sich schneller akzeptiert und zu seinem Kolleg*Innen verbunden fühlt, fühlt sich sicherer und ist automatisch offener und somit auch schneller produktiv. Daher gehört dies zu den wichtigsten Faktoren beim Onboarding.

Genauso wichtig und förderlich dafür ist auch die bisherigen Mitarbeiter*Innen zu informieren: Ein kurzes Vorstellen des*der neuen Mitarbeiter*In ist bereits ausreichend und hat eine große Wirkung. Zum einen erzeugt das Vorstellen bei der gesamten Belegschaft für neue Kolleg*Innen bereits am ersten Tag ein Gefühl von Wertschätzung, da jeder seine Zeit und Aufmerksamkeit schenkt. Zum anderen erfahren bestehende Mitarbeiter*Innen, wer neu ins Team kommt und gewinnen einen ersten Eindruck. Dadurch wird das Kennenlernen und die soziale Integration beschleunigt.

 Onboarding in Krisenzeiten
Gerade in der aktuellen Situation, stellt das Onboaring aufgrund der Corona Pandemie für Personaler*Innen eine Herausforderung dar. Viele Unternehmen arbeiten nur noch aus dem Home-Office und der persönliche Kontakt geht verloren. Besonders für neue Mitarbeiter*Innen machen diese Umstände es extrem schwierig sich im neuen Team zu integrieren. Gerade da ist es besonders wichtig auf ein Begrüßungsschreiben zurückzugreifen und auch sonst jedes Mittel zu nützen, um dem*der neuen Kolleg*In zu vermitteln, dass er*sie herzlich willkommen ist. Videokonferenz-Tools und Messenger spielen hier eine wichtige Rolle. So kann auch ein Teamchat eröffnet werden, für lockere ungezwungene Themen. Außerdem ist es sinnvoll dem*der Mitarbeiter*in einen Paten zur Seite zu stellen, auf den*die man sich bei Fragen jederzeit wenden kann und mit dem*der ein regelmäßiger Austausch stattfindet.

Info: Nächste Woche gibt es übrigens einen Blogbeitrag zum Thema Onboarding-Remote, indem ausführlicher auf das Thema Einarbeitung, während der Corona-Pandemie, eingegangen wird.